請求書を発行・送付するタイミング

発行するタイミング

請求書を発行するタイミングは、「都度形式」と「掛売形式」の2つがあります。まず、都度形式とは取引が起きたその都度請求する方法です。請求権が発生したタイミングで速やかに請求書を発行します。
掛売形式は、一定の取引についてまとめて請求する方法です。あらかじめ締日と発行日を決めておき、毎回そのタイミングで発行します。掛売形式を採用する場合は、ルールについて事前にしっかり打ち合わせをしておかなければなりません。月末締めの場合、請求書の発行日は当月ではなく翌月になりますが、取引先によっては該当月の日付でなければ支払いができないこともあります。取引先の事情に応じて柔軟に対応していきましょう。

送付するタイミングと確認事項

請求書を送付するタイミングは、基本的に仕事が終わった時です。継続して仕事を行う場合は、月末か月初に送付を求められるケースが多いでしょう。取引先によって異なる部分なので、事前に確認しておくことをおすすめします。確認する際は、「請求書をいつまでに送付すればいいか」「いつまでの取引を含めるか」を聞いてください。請求書の締め切りのタイミングと月末の処理などの関係で調整が必要になる場合もあります。例えば、「土日は営業していない会社で、請求書の締め切りが営業日内であるものの、月末の土日に請求が発生する場合はどうすればいいか」などを事前に確認します。
取引先によっては、請求書のフォーマットが指定されている場合もあります。指定されていない場合は、自分で作成した請求書で構いません。これも、事前に確認しておいてください。なお、送付先が請求書の宛先と異なる場合があります。そのため、請求書の宛先についても確認しておきましょう。
近年は電子請求書を送付するケースも増えています。押印についても、電子印鑑で構いません。電子請求書で対応する場合は、PDF形式で作成してください。WordやExcelでは内容を変更できてしまうので注意が必要です。最近になって電子請求書を扱うようになった会社も多いです。担当者によっては扱いに慣れていないこともあるでしょう。不慣れなことが原因で、何らかのトラブルになる可能性もあります。そのため、仕事をスタートするタイミングであらかじめやり取りの手順を確認しておくことをおすすめします。