フリーランス必見!請求書のつくり方

書面ではなく電子請求書を送付する場合

もう請求書で悩むことはない!

電子請求書の送付方法

電子請求書の送付方法

近年は電子請求書で対応するケースも増えています。フリーランスとして活動するために、電子請求書の送付方法についても知っておきましょう。

電子請求書について

電子請求書について

電子請求書のファイル形式は決められていません。そのため、WordやExcelでも構わないのですが、簡単に内容を編集できてしまうのでPDF形式で作成するのが一般的です。データを送付するだけでいいのか不安になる人もいるかと思いますが、電子請求書をメールで送付するのは書面で渡すのと同じ法的効力があります。メールで送付した後にあらためて原本を送付する必要はないので安心してください。ただし、取引先によっては原本を必須としている場合もあります。社内のルールで決まっていることなので、その場合は柔軟に対応しましょう。
なお、電子請求書には書面のように直接押印できません。しかし、請求書に押印がないからといって、報酬を支払わなくていいといったルールはありません。とはいえ、請求書に押印があれば「これは私が発行したものです」という証明にはなります。偽造防止という観点から見れば、押印があればより安全なのは確かです。ただし、送信元のメールアカウントによって証明できるので、そこまで心配する必要はないでしょう。

メールは簡単だからこそ注意が必要

電子請求書をメールで送付する場合、書面で郵送するよりも簡単というメリットがある一方、ミスも発生しやすいので注意が必要です。電子請求書を送付する際は、必ず件名に請求書だと分かるように記載してください。メールでのやり取りは電子請求書の送付だけでなく様々な場面で行われます。そのため、大量のメールに埋もれないようにするために、「<ご請求書>○○月分請求書 ご送付のご案内」など、一目で相手に請求書と分かってもらえるように件名を記載しましょう。
また、セキュリティの確保が重要になります。これまでは、メールの誤送信やファイルの流出といったリスクがあるため、電子請求書のファイルにはパスワードを設定するのが一般的でした。しかし、内閣府及び内閣官房からこの方法は不適切であるといった通達があったため、現在はパスワードを設定するケースは減っています。代替え案については模索中のため、今後の動向に注目し、随時適切な方法で対応できるようにしておきましょう。
なお、メールの誤送信については、誤送信防止ツールの導入やダブルチェックを徹底してください。対策を怠り、別の取引先に請求書を送信した場合、大きなトラブルにつながる可能性もあります。簡単に送付できるからこそ、誤送信には十分注意してください。